บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ
1.ความหมายการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ
หมายถึง การผลิต ตัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่
สารสนสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ
ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆโดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ
และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือกลยุทธ์ระดับองค์การ
2.ความสำคัญของการจัดสารสนเทศ
2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล
ในการดำรงชีวิตประจำวันบุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น
ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว
การจัดการสารสนเทศด้านการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน
ตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป ความสำคัญด้านการทำงาน
บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่
ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ
การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน
ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานได้ ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา
2.2 ความสำคัญของการจักการสารสนเทศต่อองค์การ
1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา
ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ
ให้สามารถแข่งขันกับคู่แข่งต่างๆได้ เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่
ตามระดับการบริหาร เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน
ในระดับต่างๆ ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน
เพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน
จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน
เอื้อให้เข้าถึงและการใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก และในการจัดการ
สารสนเทศที่แม้สินสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า
ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อใช้ประโยชน์
3) ความสำคัญด้านกฎหมาย เพื่อการดำเนินงาน
จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ
ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวขื้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง
3.พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ
การจัดการสารสนเทศในระยะแรก
สื่อในรูปของสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือ
โดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่
และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรก เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ
ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน
ตามหรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาของสาระของสิ่งพิมพ์
แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น
สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน
ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก
การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า-ออก และจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม
ต่อมาพัฒนาการจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในเอกสาร
3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์
1) การรวบรวมข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก
จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น
การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน
2) การตรวจสอบข้อมูล
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้
หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข
ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3) การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล
ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน
-การจัดเรียงข้อมูล ส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร
หรือเพื่อให้เรียกการใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา
ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียง
ข้อมูลไว้เพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลเสมอ
-การสรุปผล ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ
อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผล หรือสร้างรายงานย่อย เพื่อนำไปใช้ประโยชน์
ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบใด
ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ
-การคำนวณ
ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้
สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย
-การค้นหาข้อมูล
บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น
ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง
แม่นยำและรวดเร็ว
4) การดูแลรักษาสารสนเทศ
การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล
เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย
เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่
5) การสื่อสาร
ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย
การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ
4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ
เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อจัดหา
การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ
สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง
สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและภายนอกองค์การจากแหล่งผลิตเพื่อการเผยแพร่ทั้งภาครัฐและเอกชน
รวมทั้งแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบียน ข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล
และทรัพยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ
กระบวนการจัดการสารสนเทศ
ถ้าพิจารณาตามกระบวนการ ประกอบด้วย
-การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม
จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การในการรวบรวม
เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนวปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม
และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ
-การจัดหมวดหมู่ (Organize) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดหมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์
การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี การจำแนกประเภท
รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ
-การประมวลผล (Processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและเก็บไว้
เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการโดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ
-การบำรุงรักษา
(Maintaining) เป็นการสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ
เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น
การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตามระยะเวลา
เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด
รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร
สารสนเทศในอดีตหรือสิ้นกระแสการปฏิบัติงาน
แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ
ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือเทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ ดังนี้
-เทคโนโลยี
มุ่งเน้นสารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆให้สามารถติดต่อ สื่อสาร
และเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ
เป็นการจัดระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากรการบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆการดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ
รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน
-คน
ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ
ครอบคลุมทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรม
หรือค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม
-กระบวนการ
เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ
วิธีการที่ใช้ในการจัดการสารเทศ
-การบริหารจัดการ
ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง
ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน
รวมทั้งการได้รับทรัพยากรสนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศดำเนินการตามกระบวนการการรวบรวมสารสนเทศ
การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล การบำรุงรักษา
5.การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
-การจัดการเนื้อหาในเว็บไซต์
(web content management – CM)
-การจัดการเอกสาร (document management – DM)
-การจัดการด้านจัดเก็บบันทึก (records management – RM)
-โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management – DAM)
-ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems – LM)
-ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems –
LCM)
-ความร่วมมือ (collaboration)
-การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร (enterprise search)
-และอื่นๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น