วันจันทร์ที่ 8 ตุลาคม พ.ศ. 2555

บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ


บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ
1.ความหมายการจัดการสารสนเทศ
                การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การผลิต ตัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆโดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือกลยุทธ์ระดับองค์การ

2.ความสำคัญของการจัดสารสนเทศ
                2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล
                ในการดำรงชีวิตประจำวันบุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว การจัดการสารสนเทศด้านการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา  สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน ตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป ความสำคัญด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานได้ ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา
                2.2 ความสำคัญของการจักการสารสนเทศต่อองค์การ
                1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับคู่แข่งต่างๆได้ เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆ ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
                2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน เพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและการใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สินสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อใช้ประโยชน์
                3) ความสำคัญด้านกฎหมาย เพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวขื้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง


3.พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
                3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ
                การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่อในรูปของสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือ โดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรก เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามหรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาของสาระของสิ่งพิมพ์ แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น
                สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า-ออก และจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาการจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในเอกสาร
                3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์
                1) การรวบรวมข้อมูล
                การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน
                2) การตรวจสอบข้อมูล
                เพื่อตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
                3) การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
                การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน
                                -การจัดเรียงข้อมูล ส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกการใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียง ข้อมูลไว้เพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลเสมอ
                                -การสรุปผล ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผล หรือสร้างรายงานย่อย เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบใด ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ
                                -การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย
                                -การค้นหาข้อมูล บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว
                4) การดูแลรักษาสารสนเทศ
                การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่
                5) การสื่อสาร
                ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ
                4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ
                เป็นการใช้หลักของการจัดการเพื่อจัดหา การจัดโครงสร้างการควบคุม การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศดำเนินงานตามขั้นตอนหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ สารสนเทศที่นำมาจัดการในที่นี้หมายถึง สารสนเทศทุกประเภททั้งจากแหล่งกำเนิดภายในและภายนอกองค์การจากแหล่งผลิตเพื่อการเผยแพร่ทั้งภาครัฐและเอกชน รวมทั้งแหล่งทรัพยากรในลักษณะข้อมูล ระเบียน ข้อมูล และแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล และทรัพยากรสารสนเทศรูปแบบต่างๆ
                กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการ ประกอบด้วย
                -การรวบรวมสารสนเทศ (collecting) เป็นการรวบรวม จัดเก็บสารสนเทศในรูปกระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การในการรวบรวม เป็นกำหนดเกณฑ์ หรือแนวปฏิบัติว่าสารสนเทศใดจำเป็นต้องรวบรวม และคัดเลือกนำเข้าสู่ระบบการจัดการสารสนเทศ
                -การจัดหมวดหมู่ (Organize) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่ระบบมาจัดหมวดหมู่เพื่อการใช้ประโยชน์ การจัดหมวดหมู่เนื้อหาครอบคลุมการจัดทำดรรชนี การจำแนกประเภท รวมทั้งการจัดทำลิงค์เพื่อเชื่อมโยงจุดเข้าถึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ
                -การประมวลผล (Processing) เป็นการค้นหาและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รวบรวมและเก็บไว้ เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง สรุปและวิเคราะห์ตามความต้องการโดยการจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศอาจรวบรวมจากแหล่งต่างๆ
                -การบำรุงรักษา (Maintaining) เป็นการสารสนเทศที่จัดการไว้กลับมาใช้ซ้ำ เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บสารสนเทศเดียวกันหลายครั้งโดยไม่จำเป็น การปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศให้ทันสมัยและถูกต้องตามระยะเวลา เพื่อให้ผู้ใช้ได้ใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่ดีที่สุด รวมทั้งการประเมินค่าของสารสนเทศเพื่อจัดเก็บ เอกสาร สารสนเทศในอดีตหรือสิ้นกระแสการปฏิบัติงาน แต่ยังมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง หรือในรูปของจดหมายเหตุ
                ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4 ด้าน คือเทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการ ดังนี้
                -เทคโนโลยี มุ่งเน้นสารสนเทศ เพื่อเชื่อมโยงผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆให้สามารถติดต่อ สื่อสาร และเข้าถึงสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นการจัดระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากรการบริหารจัดการของผู้บริหารระดับต่างๆการดำเนินงานตามกระบวนการทางธุรกิจ รวมทั้งสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในงาน
                -คน ในฐานะองค์ประกอบของทุกหน่วยงาน เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารสนเทศ ครอบคลุมทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ การจัดการสารสนเทศ จึงควรสร้างวัฒนธรรม หรือค่านิยมของคนในการใช้สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม
                -กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการสารเทศ
                -การบริหารจัดการ ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจัง ซึ่งจะช่วยให้สามารถกำหนดทิศทางนโยบายที่ชัดเจน รวมทั้งการได้รับทรัพยากรสนับสนุนในการดำเนินงานการจัดการสารสนเทศ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศดำเนินการตามกระบวนการการรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล การบำรุงรักษา

5.การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
                -การจัดการเนื้อหาในเว็บไซต์ (web content management – CM)
                -การจัดการเอกสาร (document management – DM)
                -การจัดการด้านจัดเก็บบันทึก (records management – RM)
                -โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management – DAM)
                -ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems – LM)
                -ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems – LCM)
                -ความร่วมมือ (collaboration)
                -การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร (enterprise search)
                -และอื่นๆ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น